BALVI GmbH

Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Aktuell werden Dokumente rund um BALVI iP entweder in der BALVI iP-Datenbank oder im lokalen Dateisystem abgelegt. Damit die Dokumentablage den Anforderungen einer E-Akte genügt, werden ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und unsere Schnittstelle benötigt.

Über die BALVI DMS Schnittstelle werden alle Dokumente, die in BALVI iP erzeugt oder aus anderen Systemen nach BALVI iP importiert werden (auch BALVI mobil XT), in Ihrem DMS abgespeichert. In BALVI iP verbleiben nur Links auf diese Dokumente.

Die Nutzung DMS-Schnittstelle bietet gegenüber dem bisherigen Arbeiten mit Dokumenten die folgenden Vorteile:

  • Die Ablage Ihrer Dokumente in einem System mit Versionierung und Revisionssicherheit.
  • Alle Dokumente zu Ihren Betriebsstätten an einem Ort.
  • Ein Erstimport von Dokumenten, die bisher in der BALVI iP Datenbank lagern.
  • Die automatische Übergabe aller Dokumente aus BALVI iP an das DMS, auch von BALVI mobil XT oder von anderen Systemen, die an BALVI iP gekoppelt sind.
  • Die Unterstützung nachfolgender Prozesse, wie die Übergabe der elektronischen Gerichtsakte
  • Medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung und reduzierter Aufwand bei der Aktenablage.

 

Übersichtsgrafik

Übersichtsgrafik

Die DMS-Schnittstelle besteht aus zwei in etwa gleichgroßen Teilen, von denen jeweils ein Teil von der Firma BALVI sowie vom DMS-Hersteller kommt. Da von Amt zu Amt die Aktenstruktur und das vorhandene Dokumentenmanagementsystem wechseln können, ist die DMS-Schnittstelle i.A. immer ein Unikat, angepasst an die Bedürfnisse des jeweiligen Amtes.

Ablauf und Kosten der Schnittstellen-Einführung

Ablauf und Kosten der Schnittstellen-Einführung

Der Einführungsprozess der DMS-Schnittstelle lässt sich wie folgt aufgliedern:

  1. Erstkontakt
  2. Auftaktworkshop (s. Grafik)
  3. Planung der Aktenstruktur
  4. Konfiguration der Schnittstelle nach Ihren Anforderungen
  5. Technische Inbetriebnahme der Schnittstelle
  6. Support und Weiterentwicklung der Schnittstelle

Für Mehr Informationen lesen Sie bitte den Leitfaden zur Einführung der DMS-Schnittstelle (s. Dokumente).

Kosten:
Die Gesamtkosten der DMS-Schnittstelle teilen sich in drei Teile auf:

  1. Lizenzkosten für die generelle Nutzung der Schnittstelle zzgl. 22% jährlicher Pflegekosten
  2. Einmalige Kosten für den individuellen Adapter zu Ihrem DMS
  3. Dienstleistungstage für die Anpassung des Adapters an Ihre Anforderungen

Bitte kontaktieren Sie uns direkt für ein konkretes Angebot. Die Lizenzkosten können sich verringern, wenn es entsprechende Verträge mit Ihrem Bundesland gibt. Bitte sprechen Sie dazu Ihren Landesadministrator (Admin**) an.

Nicht Teil dieser Kostenaufstellung sind die Kosten, die Ihr DMS-Hersteller für seinen Teil der Schnittstelle in Rechnung stellt. Bitte sprechen Sie dazu mit dem Ansprechpartner Ihres DMS-Herstellers.

Referenzen

Seit dem Jahr 2015 läuft im Landkreis Görlitz die DMS-Schnittstelle zwischen BALVI iP und VIS von PDV-Systeme, das in ganz Sachsen von der KISA betrieben wird. Im November 2018 ging diese Schnittstelle auch im Landkreis Vogtlandkreis online.

Über die Schnittstelle werden Betriebs- und Kontrollakten im DMS inkl. notwendiger Zusatzinformationen wie z. B.„HIT-Nummer“ und „Zulassungsnummer Fleischhygiene“ nach einer entsprechenden Erfassung in BAVLI iP automatisch angelegt. Generell entfällt das Ausdrucken von Dokumenten für die „Papier“-Akte, die Ablage von Dokumenten erfolgt automatisiert, und die Fallakte ist ortsübergreifend verfügbar. Die Schnittstelle ist ein wichtiger Schritt hin zur elektronischen Akte.

Lesen Sie hier den Anwenderbericht von Alexander Barannikov und Dr. Ralph Schönfelder zur erfolgreichen Einführung der Schnittstelle zwischen BALVI iP und dem lokalen Dokumentenmanagementsystem VISkompakt.

Anwenderbericht Anbindung BALVI iP - VISkompakt Download Anwenderbericht

Gesamtausgabe PDV News 02/2015 Download der Gesamtausgabe PDV News 02/2015 (doppelseitig)

Entwicklungsstand und Termine

Entwicklungsstand nach Herstellern

Der Entwicklungsstand der Schnittstelle lässt sich nicht allgemein beschreiben. Der BALVI-Anteil der Schnittstelle unterteilt sich in zwei Teile, deren Programmierfortschritt unterschiedlich zu bewerten ist:

  • Ein Modul für das Einsammeln der Dokumente in BALVI iP. Dieser Teil ist fertig programmiert.
  • Ein Adapter für das Bereitstellen der Dokumente an Ihr DMS. Dieser Teil muss unter Umständen neu programmiert werden und erfordert in jedem Fall Anpassungen an Ihre Aktenstruktur und Ihre Planung der Dokumentlenkung.

Hersteller / VertriebSystemEntwicklungsstand
PDV-SystemeVIS-Suitegemeinsamer Test mit Hersteller,
einsatzbereit ab Frühjahr 2020
KISA *VISkompakt *einsatzbereit, SST basiert auf dem XDOMEA-Standard
Optimal SystemseniaoIn der Entwicklung
Codiad.3In der Entwicklung
CEYONIQnscaleIn der Entwicklung

* betrifft nur das Bundesland Sachsen

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Ihr Dokumentenmanagementsystem hier nicht aufgelistet ist. Für prüfen gerne die Anbindung von BALVI iP an ihr System.

Dokumente

Kontakt

Sebastian Hasse

Ihr Ansprechpartner für Fragen zur DMS Schnittstelle:

Sebastian Hasse
Standort Potsdam
Tel.: 0451 70280-85
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